كيف تختار نظام الأتمتة الأفضل لإدارة موظفيك الميدانيين؟

إذا انضممت إلى عالم الأعمال حديثًا أو تمتلك شركة ناشئة بعدد قليل من الموظفين فنعتقد بأنك ما زلت قادرًا على إدارة أمور عملك من خلال التقنيات البسيطة، ولكن كلما زاد عدد عملائك كلما أصبح من المستحيل تطبيق الطرق القديمة لإدارة جميع جوانب العمل، الهامّة منها على وجه الخصوص، كتحصيل الدفعات، إدارة المخزون، ومراقبة المبيعات.

جاءت تكنولوجيا الأتمتة لتحل محل الطرق التقليدية القديمة والتي لا نجع منها في إدارة الموظفين الميدانيين ومهامهم. والتي ثبت عدم كفاءتها في مواجهة التحديات الجديدة وتحسين الأداء لدى الموظفين.

أثبتت تكنولوجيا الأتمتة أثرها الكبير على عمل كل من الموظفين الميدانيين والآدمن من خلال تزويد أدوات تسمح بحساب الأداء الفعلي لكل موظف، حجم الإنتاج والمبيعات، وتتبع مواقعهم في الوقت الفعلي.

بجانب كل ذلك، تمكّن هذه التكنولوجيا الشركات من أتمتة (رقمنة) المهام التي تتكرر بشكل يومي وتستهلك الكثير من الوقت والجهد.

مع كل تلك الميّزات التي قدمتها تكنولوجيا الأتمتة للشركات من القطاعات المختلفة، لا شك أن المزيد من الشركات تتجه إلى توظيف هذه التكنولوجيا في إدارة موظفيها الميدانيين ومراقبة أدائهم.

ولكن الأمر الهام هو كيف تستطيع اختيار نظام الأتمتة المناسب مع كل تلك الشركات التي تروّج لنفسها بأنها الأفضل؟

سوف نقوم في هذا المقال في ذكر الميّزات الأساسية التي يجب توفرها في نظام الأتمتة الخاص بك وما العوامل التي قد تؤثر على اختيارك

ما الذي نبحث عنه في الأفضل؟

قبل أن تتخذ قرارك فيما يخص النظام الذي تريده لإدارة الموظفين الميدانيين وأتمتة مهامهم، هناك عدة ميّزات يجب أن تتأكد من توفرها، أهمها:

التكامل مع خدمات أخرى Integration

تعد قابلية ربط نظام الأتمتة مع تطبيقات أخرى أحد أهم الخصائص التي من اللازم توفرها في نظام الأتمتة وإدارة الموظفين الميدانيين، وتكمن أهميتها في أنه من غير الممكن إنجاز بعض المهام الأساسية دون تكامل النظام مع أنظمة أخرى لمزامنة، حفظ، واستيراد البيانات من مصادر خارجية إلى النظام.

تزيد التكاملات من إمكانية توظيف النظام بشكل أفضل والاستفادة منه، ويحسن من المبيعات من خلال ربط نظامك الحالي مع عدد من الأدوات الأخرى من أهمها: QuickBooks، MySQL، Microsoft Dynamics، SAP، Odoo، MailChimp، Slack، و Dropbox.

التقارير والتحليلات

تستخدم التقارير والتحليلات تمثيلات بصرية للبيانات المخزنة على النظام والتي من شأنها أن تعطي مؤشرات هامّة حول الأداء، الالتزام بساعات العمل، الإنتاجية، الزيارات، التغطية الجغرافية، والكثير من الجوانب الأخرى التي تمكنك من تتبع سير العمل.

التنبؤ بالمبيعات

تستخدم أنظمة الأتمتة البيانات الحالية والمخزنة في وقت سابق على النظام للتنبؤ بمبيعات الموظفين الميدانيين في المستقبل وحساب مقدار الربح المقدّر بالاعتماد على البيانات المتوفرة على النظام. كما يساعد هذا الخيار في وضع ميزانية بالاعتماد على التنبؤات التي حصلت عليها.

التطبيق الهاتفي

لا يعمل نظام الأتمتة بشكل فعال دون وجود تطبيق هاتفي لإتمام المهام اليومية بفعالية من خلاله، ومن الهام الحرص على أن يكون التطبيق الهاتفي الذي يزوده نظام الأتمتة سهل الاستخدام وشامل لجميع الأدوات والخيارات التي تسهل عمل الموظف الميداني.

تخزين البيانات في السحابة

يضمن وجود نظام تخزين سحابيّ تزامن فوري للبيانات ويسمح بالوصول إلى البيانات الأساسية في النظام من قبل أي شخص مصرح له بالوصول في أي وقت ومن أي مكان حول العالم.

العمل في حالة انقطاع الاتصال بالإنترنت

تعد هذه الخاصية من أهم الخصائص التي من اللازم توفرها في نظام إدارة الموظفين الميدانيين ومهامهم، وذلك لضمان استمرارية العمل في حال انقطاع الاتصال بالإنترنت وإتمام المهام اليومية من قبل الموظفين الميدانيين، وعندما يتم استعادة الاتصال بالإنترنت، يتم مزامنة الأحداث والبيانات دون وقوع أي مشاكل تعرقل سير العمل.

الآن وقد ناقشنا المزايا اللازمة توفرها في نظام الأتمتة الخاص بك، سنقوم بذكر العوامل التي قد تؤثر على اختيارك.

العوامل التي قد تؤثر على اختيارك لنظام الأتمتة الأفضل لك

يجعلك نظام الأتمتة المناسب تتميز بالخدمات التي تقدمها وتحصل على أفضل النتائج من حيث الأداء والإنتاجية، ولكن كيف تستطيع معرفة أي من الأنظمة العديدة المتوفرة مناسب لطبيعة عملك ومتطلباته؟

هناك عدة عوامل أساسية يجب أخذها في عين الاعتبار قبل اختيار نظام الأتمتة، من أهمها:

حجم الشركة والقطاع

نظرًا للعدد الكبير من مزودي أنظمة الأتمتة في العالم، ستحتاج في البداية إلى تحديد حجم الشركة الخاصة بك وقطاعه، حيث أن لكل عمل وقطاع متطلباته الخاصة.

ولهذا، احرص على البحث عن نظام أتمتة يوفر الخدمات التي تتناسب وحجم عملك وقطاعه، كما يجب أن يكون قابل للتخصيص حسب احتياجاتك.

التكلفة

قد لا يغطي أقل حلول الأتمتة تكلفة جميع متطلباتك، وقد يكون أعلاها سعرًا يقدم مزايا أكثر من تلك التي تحتاجها في الفعل، ولذلك سيكون عليك القيام ببعض الحسابات لمعرفة إذا ما كان النظام الذي تبحث عنه يستحق التكلفة الخاصة به وإذا ما كان يقدم لقطاع عملك المتطلبات التي يحتاجها.

القابلية للتحديث

تستطيع معرفة فيما إذا كان نظام الأتمتة يستحق التجربة من خلال إمكانية تخصيصه ليواكب التغيرات التي تطرأ على حجم عملك وتطوره.

فترة تجريبية مجانية

قد يكون الاشتراك مع نظام الأتمتة الغير مناسب أحد أكبر العوائق التي تواجه الشركات، فبجانب الخسائر المادية، هناك خسارة للوقت والجهد وربما البيانات إذا أردت التغيير من نظام لآخر لمجرد أنه غير مناسب لشركتك.

ولهذا قبل أن ترتكب خطأ كبير وتجد نفسك عالقًا مع نظام لا يخدم متطلباتك، عليك تجربته لفترة معينة حتى تتأكد من أنه يوفر كل ما تتطلع إليه في أنظمة الأتمتة.

هل يوفر نظام ريبزو كل ما تتطلبه؟

نوفر في ريبزو فترة تجريبية لـ 14 يوم مجانًا يُمكن من خلالها تجربة جميع المزايا التي يوفرها نظام ريبزو لكل من القطاع الدوائي، قطاع الصيانة والخدمات، وقطاع توزيع السلع الاستهلاكية.

توفر حلولنا العديد من المزايا التي نراعي من خلالها جميع المتطلبات، حيث نقوم بتخصيص المزايا بحسب كل عميل وقطاعه ونوفر لموظفيهم الميدانيين إمكانية العمل دون الاتصال بالإنترنت في حال انقطاع الاتصال بالشبكة، بالإضافة إلى العديد من المزايا الأخرى كتتبع الموقع في الوقت الفعلي، إمكانية تحصي الدفعات من الميدان، تقارير تفصيلية، ولوحات تحكم ذكية تدعم وتسهل عمل الآدمن.

يُمكن تجربة جميع المزايا دون أي مسؤولية تقع على عاتق العميل لمدة 14 يوم مجانًا، كما لا يتطلب نظام ريبزو إلى مهارات تقنية استثنائي، حيث يُمكن لجميع موظفيك الميدانيين ومسؤولي الحسابات استخدام النظام بكل سهولة ومن خلال المنصة والتطبيق الهاتفي المتوافق مع كل من Android و iOS.